１．冒頭文の書き方
29名分を集計した結果、冒頭は以下4パターンにまとまりました。
パターン①
「私事で恐縮ですが、＊月＊日を以って、＊＊＊を退職いたします。」（13名）
パターン②
「私事ですが、＊月末で、＊＊＊を退職することとなりました。 本来であれば直接お会いしてご挨拶すべきところなのですが、略儀ではございますがメールにてご挨拶をさせていただきます。」（11名）
パターン③
「本来であれば直接ご挨拶を申し上げるべきところですが…」 （3名）
パターン④
「本日＊月＊＊日付にて、退職させていただくこととなりました。」（2名）
多数派は①ですが、②の方が丁寧で自然なのでおすすめです。③・④は短すぎるため避けましょう。
２．本文の始め方
- みなさんへのお礼（11名）
- 略歴（9名）※年表タイプと文章で書く人に分かれる
- 略歴とお礼を同時（3名）
- 送別会のお礼（2名）
- 仕事のお詫び（2名）
- 自身の現在の状況（1名）
- 会社の状況解説（1名）
「みなさんへのお礼」か「略歴」で始めるケースがほとんどです。年配・自己顕示欲の強い方は年表を使う傾向があります。女性は必ずお礼から入ります。送別会のお礼を書いても、一般的な相手には響きにくいため避けるのが無難です。
３．本文中盤の構成
- みなさんへのお礼（11名）
- 略歴（3名）
- 今後について（2名）
- 仕事のお詫び（1名）
中盤では「お礼」→「略歴」→「今後」の流れがスムーズです。省略してまっすぐ締めに入る人も多いですが、ここで少しだけ自分の歩みを語ると印象が残ります。
４．締めくくりのポイント
- 皆様のご健康とご活躍（17名）
- 今後について（5名）
- メール削除に関する注意（4名）
- またお会いできる日を楽しみに…（3名）
締めは「皆様のご健康とご活躍」の一文が最も多く使われています。メール削除の注意を書きたくても、退職後すぐに離れたいという印象になりやすいので避けるか、必要なら本文中盤に入れておくと良いでしょう。
５．連絡先の記載方法
- メールアドレスのみ（21名）
- メール＋電話（2名）
- 無し（6名）
ほとんどの方がメールアドレスを残しています。連絡先は「皆様のご健康とご活躍」の前に置くと、文章全体が整います。
６．退職挨拶メールテンプレート
私事ですが、＊月末で、＊＊＊を退職することとなりました。
本来であれば直接お会いしてご挨拶すべきところなのですが、略儀ではございますがメールにてご挨拶をさせていただきます。（年表ではなく文章で自身の略歴を書く）
皆さんに出会えたことと多くの経験をいただいたことは、私にとって大切な財産です。本当に感謝しきれません。
ここ数日は、過去の苦しい時も楽しい時も懐かしく思い出しています。離れる決断は寂しさや不安が大きいですが、皆さんに負けず頑張ります。これからは第二の人生に向けて充電期間を設け、その後活動を再開したいと考えています。
今後ご用件がございましたら、下記メールアドレスへご連絡ください。
xxxxxxxxxxx@gmail.com改めて皆様に深く感謝申し上げます。本当にありがとうございました！
皆様の益々のご活躍とご健康を心よりお祈り申し上げます。
このテンプレートは、特定のエピソードや喧嘩別れを除き、誰でも安心して使える汎用性があります。個性を出したい場合は、略歴や今後の予定を具体的に書き足すとより自分らしい文になります。